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采购招标管理知识大全

所属分类:行业新闻    发布时间: 2021-07-31    作者:admin
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一、采购管理范围

本规程是公司购买原材料、物资、零部件、设备、办公用品、劳动保护用品以及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。


二、采购管理原则

按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则,建立健全采购管理的各项制度,防止采购过程中的不正当行为发生。

采购管理机构和采购管理体制

一、采购管理机构

负责使用部门及工程方面日常物资、材料、设备采购;

负责物资采购的询价、议价、比质、比价及招标;

负责采购合同的拟订、签订;

负责按时、按质、按量地采购使用部门所需各种物资;

负责物资采购管理制度和各岗位职责的制定;

负责物资采购员的监督与管理;

负责对供应商的开发与管理;

负责与使用部门、仓管部门的沟通与协调;

采购工作的监督管理机构,专司采购监督管理职能;

配合采购部制定和完善各项采购工作制度、流程;

会同采购部定期参与大宗物资、材料的招标、评审以及供应商的甄选;

定期收集采购信息需求,严把采购价格关、质量关、实用关,及时向管理层反馈意见;

严格执行各项采购工作纪律。

采购监督机构

1、工程部

2、综合部

3、财务部

4、经营部

事前价格审核;

参与大宗物资材料的采购;

监督采购价格,控制采购成本;

采购纪律检查。

验收机构

1、库管员

2、使用部门

3、项目经理

各类物资、材料的验收、管理,建立台帐和材料数据库;

及时反馈物资使用信息,按月统计物资使用情况。

二、采购管理体制

(一)采购决策管理

1、建立健全物资采购决策程序,根据采购物资类别和金额的大小,实行分级分权管理,明确各级管理者、各有关部门及人员的权限。

2、除特殊情况外,大宗物资及其它金额较大物资采购的重大事项,由公司决策层和相关部门负责人通过会议或其他的形式实行决策。

3、加强对采购物资的价格、质量、数量的监督,设立物资采购监管委员会。

4、使用部门、项目经理、库管员对其审批的物资采购负有审查、监督责任。

(二)比质比价采购

1、采购部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资信息变化,并根据市场做到比质、比价采购。

2、除仅有..供货商或公司生产经营有特殊要求外,公司大宗物资的采购应当选择三个以上的供货商,从质量、价格、信誉等方面择优进货。

3、采购部大宗物资采购及有特殊要求的物资采购,应当审查供货商资格;对已确定的供货商,应当及时掌握其质量、价格、信誉、服务变化情况。

4、采购中心大宗物资的采购以及其他较大金额的物资采购,具备招标采购条件的,应实行招标采购。

(三)价格监督

1、采购监管委员会人员应当严格履行职责,监督采购价格,控制采购成本。

2、大宗物资应当经价格监督部门事前进行价格审核,采购部应当在价格监督部门审核的价格内进行采购,特殊情况除外。

3、采购监管委员会应当对所采购的物资的价格单据进行审核,对未在审核的价格内或高于市场价格进行采购而损害公司利益的,应及时向公司领导反映并提出处理意见。

4、物资采购监管委员会等价格监督职能的部门或人员应当及时了解、掌握大宗采购物资的市场价格,并对其审核的物资采购价格承担相应责任。

(四)质量检验监督

1、库管员及各使用部门应对采购物资进行质量检验和验证,进行质量监督与使用信息反馈,采购物资未经质量检验或验证不予办理正式入库和结算手续,特殊情况除外。

2、采购部应当根据生产经营需要完善必要的质量、计量检测条件。不具备检测条件的需要对采购物资进行检验的,可以委托检验或要求供货商出具国家认定的检测机构的质量检验报告。

3、质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验和验证,并对检验、验证结果承担责任。

4、对大宗采购物资,采购中心可以根据需要留样存档,并进行复检。

采购管理信息库建设

一、建立物资材料价格数据库

在工程部电脑上建立一套统一的物资价格数据库,增加各类物资价格透明度,使公司领导及时准确掌握各类物资的..信息和动态,..限度的降低企业物资采购成本。

二、建立合格物资供应商数据库

健全供应商管理制度,建立合格物资供应商数据库,及时更新合格供应商信息,通报对违反规定的供应商的处罚。方便查询供应商的..物资价格、交易记录、信誉等级、售后服务水平,以利于各公司做出相应调整,避免因信息不畅,致使公司利益受损。

三、采购信息数据库的统计分析

工程部每月定期向公司提交当月各类物资进销存明细及使用情况,由采购部根据汇总数据及供应商..动态,对当月采购信息数据进行汇总和统计分析,按照物资材料的采购价格进行由高到低排序,生成物资采购汇总数据库。

四、财务审计部门的有效监督

为保证采购信息数据的真实、准确、有效,物资采购监管委员会应加大监督力度,管理部门可以根据采购信息数据库保留对采购人员责任的追溯权。

通过采购信息数据库的公布和统计分析,加上采购监管委员会的有效监督,保证了采购数据的真实、准确、有效,有利于采购成本的降低,使公司实现了材料核算、成本分析、材料管理和财务管理的一体化,由此实现 “阳光采购”平稳运行。

管理规定

一、采购工作基本要求

1、未经审核批准的申购物资一律不得采购;

2、在同等质量,同等价格的情况下,应选择就近采购;

3、对长期订货和大额款项的采购,应通过签订合同和实行银行结算;

4、在比价过程中,严格执行同类企业比质量,同等质量比价格,同样价格比信誉,择优确定供应商;

5、对于先试用后采购的物资,不得在试用鉴定前采购。

6、大宗物资实行集中采购,以邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点、定向等多种方式采购。

凡进行大宗材料物资的采购活动,必须实行三方参与的原则,即在公司统一领导下,由采购部、使用部门、采购监管委员三方共同参与大宗物资(设备)的采购。

二、物资采购管理

1、日常办公用品及大宗物资的采购,实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时,要从实际经营需要出发,避免盲目提报,由于上报物资采购计划失误,造成物资积压损失,由申购公司/部门负责人承担责任。

2、如临时需要应急采购的,则应至少提前3小时并经公司领导批准下使用企业备用金采购,由相关采购人员负责采买。

3、计划外急需采购的物资,由使用部门填制《急需物资申购单》,部门负责人签字,公司分管领导签署意见。经总经理批准后报采购部根据所需物资的单价及数量比照既定标准进行采购,采购部应向使用单位明确到货期限,如未能按既定时间到货需向使用单位说明原因并积极配合解决。

4、使用部门在填写相关申购单时,务必写清所购物资的品名、规格、型号、单位、数量等信息,如因申购单填写不清,而影响采购进度的,后果由本部门自负。

5、 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,保证做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。

6、采购部备有一定数额的采购备用金,用于应急采购与需现付的零散物资采购。备用金所购应急物资,购入后仍需补齐相关手续,方可予以报销。

7、签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确标的、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式。

注明保修年限、保修期结束后的零配件提供及价格、年限等事项,签订合同各方经济责任以及其它需要明确的事项,一般按照先到货验收后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经相关负责人批准。

8、对短缺物资,采购员应及时反馈信息,并征求使用部门意见,经使用部门同意后方可采购代用品,并做好存档备案。否则,出现后果由采购员负责。

9、采购人员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成经济损失的,均由采购人员承担责任。

10、因特殊原因,采购员未能及时完成采购任务或无法按周期采购物资的,应及时告知采购部门负责人并说明异常原因,提出相应意见方案。

采购部负责人应及时与申购部门反馈和沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。


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